有位广告经理曾犯过这样一个错误,由于完成任务的时间比较紧,在审核广告公司回传的样稿时不仔细,在发布的广告中弄错了一个电话号码--服务部的电话号码被他们打错了一个。就是这么一个小小的错误没做到位,给公司导致了一系列的麻烦和损失。
我们平时最经常说到或听到的一句话是:“我很忙。”是的,在上面的案例中,那位广告经理忙了大半天才把错误的问题料理清楚,耽误的其他工作不得不靠加班来弥补。与此同时,还让领导和其他部门的数位同仁和他一起忙了好几天。如果不是因为一连串偶然的因素使他纠正了这个错误,造成的损失必将进一步扩大。
平时,“忙”得心力交瘁的时候,我们是否考虑过这种“忙”的必要性和有效性呢?假如在审核样稿的时候那位广告经理稍微认真一点,还会这么忙乱吗?“第一次就把事情做好”,在我参加工作不久,有位领导就告诉过我这句话,但一次又一次的错误告诉我,要达到这句话的要求并非易事。第一次没做好同时也就浪费了做事情的时间,返工的浪费最冤枉。第二次把事情做对既不快、也不便宜。
“第一次就把事情做对”是著名管理学家克劳士比“零缺陷”理论的精髓之一。第一次就做对是最便宜的经营之道!第一次做对的概念是中国企业的灵丹妙药,也是做好中国企业的一种很好的模式。有位记者曾到华晨金杯汽车有限公司进行采访,首先映入眼帘的就是悬在车间门口的条幅——第一次就把事情做对。
在很多人的工作经历中,也许都发生过工作越忙越乱,解决了旧问题,又产生了新故障,在一团忙乱中造成了新的工作错误,结果是轻则自己不得不手忙脚乱地改错,浪费大量的时间和精力,重则返工检讨,给公司造成经济损失或形象损失。
由此可见,第一次没把事情做对,忙着改错,改错中又很容易忙出新的错误,恶性循环的死结越缠越紧。这些错误往往不仅让自己忙,还会放大到让很多人跟着你忙,造成巨大的人力和物资损失。所以,盲目的忙乱毫无价值,必须终止;再忙,也要在必要的时候停下来思考一下,用脑子使巧劲解决问题,而不盲目地拼体力交差,第一次就把事情做好,把该做的工作做到位,这正是解决“忙症”的要诀。
你还忙吗?当然忙!希望是忙着创造价值,不是忙着制造错误或改正错误。只要在完工之前想一想出错后带给自己和公司的麻烦,想一想出错后造成的损失,就能够理解“第一次就把事情完全做对”这句话的分量。
企业中每个人的目标都应是“第一次就把事情完全做对”,至于如何才能做到在第一次就把事情做对,克劳士比先生也给了我们正确的答案。这就是首先要知道什么是“对”,如何做才能达到“对”这个标准。
克劳士比很赞赏这样一个故事:
一次工程施工中,师傅们正在紧张地工作着。这时他手头需要一把扳手。他叫身边的小徒弟:“去,拿一把扳手。”小徒弟飞奔而去。他等啊等,过了许久,小徒弟才气喘吁吁地跑回来,拿回一把巨大的扳手说:“扳手拿来了,真是不好找!”
可师傅发现这并不是他需要的扳手。他生气地说:“谁让你拿这么大的扳手呀?”小徒弟没有说话,但是显得很委屈。这时师傅才发现,自己叫徒弟拿扳手的时候,并没有告诉徒弟自己需要多大的扳手,也没有告诉徒弟到哪里去找这样的扳手。自己以为徒弟应该知道这些,可实际上徒弟并不知道。师傅明白了:发生问题的根源在自己,因为他并没有明确告诉徒弟做这项事情的具体要求和途径。
第二次,师傅明确告诉徒弟,到某库房的某个位置,拿一个多大尺码的扳手。这回,没过多久,小徒弟就拿着他想要的扳手回来了。
克劳士比讲这个故事的目的在于告诉人们,要想把事情做对,就要让别人知道什么是对的,如何去做才是对的。在我们给出做某事的标准之前,我们没有理由让别人按照自己头脑中所谓的“对”的标准去做